不動産売却における告知書は誰が作成するのか？注意点も併せてご紹介

不動産を売却するときは、買主の方に向けた告知書を作成しなければなりません。
告知書にはさまざまな内容を記載する必要があり、情報が正確でないとトラブルになる可能性もあります。
今回は、不動産売却における告知書とは何か、誰が告知書を作成するのか、告知書の注意点についてご紹介します。

不動産売却での告知書とは

告知書とは、不動産を売却するときに物件の状態について買主に説明するための書類です。
仲介を依頼する不動産会社によって名称が変わることもありますが、記載すべき内容はほとんど変わりません。

物件状況報告書とも呼ばれる

不動産売却における告知書は、別名として物件状況報告書とも呼ばれます。
多くの場合は、不動産会社がテンプレートを用意し、記載が必要な部分を埋めていく形です。
建物や土地、周辺環境にそれぞれ記載する項目があり、買主に伝えなければならない情報を記入していきます。

不動産の瑕疵について記載する

告知書には、売却する不動産について売主が知っている瑕疵を記載します。
瑕疵とは、不動産に発生している不具合や、買主にとって不利になる可能性がある状況などです。
代表的な瑕疵には、雨漏りやシロアリによる被害があり、これらの有無や修繕などの対処をおこなっているかなどを告知書に記載します。
ほかにも給排水管の故障など、生活上不便になったり、建物の安全上修繕が必要になったりする不具合については記載が必要です。
また、建物に発生している不具合のほかにも、周辺環境に何らかの瑕疵がある場合はそちらも記載します。
ゴミ処理場や火葬場などの心理的な不安や嫌悪を誘発する施設の有無、将来的に高いマンションが建設される予定なども対象です。
物理的な問題だけでなく、該当の不動産で事故や事件、自殺などがあって人が亡くなっている場合も告知書に記載します。

告知書にはトラブルを防止する役割がある

告知書を作成して買主に渡すのは、将来的なトラブルを防止するためです。
不動産の売却にあたって、売主は契約不適合責任を負うため、契約のときに説明した内容と実際の不動産の状態が一致していなければなりません。
そのため、不動産に何らかの瑕疵がある場合は、その瑕疵について買主に告知する義務があり、これを怠ると損害賠償請求を受ける可能性があります。
とくに、瑕疵があることを認識しておきながら買主に告知せず、買主がその瑕疵によって怪我などの損害を被った場合は、売主の責任を問われるのです。
トラブル防止の役割のほかにも、瑕疵に対する修繕履歴やリフォーム履歴などを記載しておけば、買主の方が安心して不動産を購入できるプラスの情報になることがあります。

不動産売却では誰が告知書を作成するのか

不動産売却のときに必要になる告知書に似た書類には、重要事項説明書もあります。
重要事項説明書は、重要事項説明のときに不動産会社の宅地建物取引士が不動産に関する重要事項を説明するために用いられる書類です。
そのため、重要事項説明書は不動産会社が作成し買主の方に渡します。
一方で、告知書や物件状況報告書と呼ばれる書類は重要事項説明書とは異なり、売主の方が記入することがほとんどです。
何について記載したら良いのか、どのように書くべきなのかについては、不動産会社がテンプレートを作成していることが多いものの、原則として売主の方が考える必要があります。
ただし、不動産会社によっては、売主の方に不動産の状態をヒアリングしながら、担当者が記入していくこともあるでしょう。
告知書と重要事項説明書は、書いてある内容こそ似ているものの、誰が記入するのかが異なる点に注意が必要です。

告知書の責任は誰が負うのか

なぜ、売主の方が自分で告知書を書かなければならないのかといえば、告知書に書かれた内容に関する責任が売主の方にあるためです。
仮に売主の方からヒアリングした内容を不動産会社の担当者が記入していくスタイルだったとしても、最終的に告知書には売主の方が署名し捺印します。
これは、誰がその告知書の内容について責任を負っているのかを明確にするためです。
自分で告知書を書かないと、本当は知っていたことやヒアリングのときに話したことでも、担当者の判断や聞き漏らしなどで記入されない可能性があります。
それでも、告知書を作成して署名・捺印したからには責任は売主の方にあるため、トラブルが起きたときには売主の方が賠償などをおこなわなければなりません。
逆にいえば、売主自身が自分で知っていることをすべて記載し、それを買主の方に確認してもらえば、説明の責任を果たしたことになります。
瑕疵があっても、それをしっかり説明しておけば、契約不適合責任を問われないため、売主の方を守るための書類でもあるのです。

不動産売却における告知書の注意点

不動産を売却するにあたって告知書を作成するときには、さまざまな注意点があります。
とくに、買主との間でトラブルが起きる可能性がある点については気を付けなければなりません。

売主が自力で記入する

告知書を作成するときは、原則として売主の方自身が自分の認識に基づいて記入するのが望ましいです。
不動産会社の担当者に任せてしまうと、認識の違いにより本来の状態と違うことを書かれてしまう可能性があります。
ヒアリングによって記入していってもらうスタイルでも、しっかり担当者と認識を合わせる必要があるでしょう。
告知書に署名・捺印する前に、すべての記載内容を細かくチェックして、間違ったことが書かれていないか、不足している内容がないか確認することが大切です。
また、買主の方の立場に立って、どのような情報がほしいか考えながら記入すると良いでしょう。
とくに、周辺の開発計画や建設計画などによっては、売却する不動産での生活環境が大きく変わります。
「こんなに大きなビルが建つのであればこの不動産は購入しなかったのに」と思われてトラブルになる可能性もあるため、備考欄にもしっかり情報を記載するのがおすすめです。

販売開始前までに作成する

不動産売却における告知書の注意点として、書類は販売開始前までに作成する必要があります。
これは、内覧のときに、買主の方に告知書を見せながら、売却する不動産について説明するためです。
ただし、情報の漏れなく不動産の状態を記入するためには時間がかかります。
そのため、販売開始の直前になってから慌てて作成するのではなく、時間に余裕を持たせて不動産会社とも相談しながら書くのが望ましいです。
書き忘れや記憶が曖昧なまま記入する部分がないよう、実際の不動産の状態や、不動産に関連する書類などを確認しつつ細かい部分まで書いておきましょう。

瑕疵への対応状況も書いておく

告知書の注意点として、瑕疵の有無だけでなく、その瑕疵にどのような対応を取っているかについても、書いておく必要があります。
雨漏りやシロアリ被害がすでに起きていたとしても、どの程度対応されており、現在どのような状況にあるのかが分かっていれば、買主の方も不動産を購入しやすいです。
逆にいえば、現在は再発していない不具合であっても、一度でも発生したことがあれば、その履歴を書く必要があります。
発生したことがある瑕疵、取った対応、再発の有無などを記載し、現状を正しく伝えるのが望ましいです。
リフォームやリノベーションの履歴があるのであれば、それについても記載しておきましょう。

まとめ

告知書は、不動産を売却するときに作成する物件の状態を伝えるための書類です。
内容についての責任は、売主の方自身が負うため、原則売主の方が自分で書く必要があります。
現在起きている不具合だけでなく、過去に対処した不具合や将来発生する可能性がある環境的瑕疵についても記入するようにしましょう。